Las 3 fases de una cobranza efectiva

Los procedimientos para realizar una cobranza efectiva deben cumplir con una estrategia anticipada y planificada, deliberadamente fundamentada en una serie de etapas regulares que se ejecutan en secuencia, porque el propósito de un buen procedimiento de cobranza es a fin de cuentas, maximizar el cobro y minimizar las cuentas por pagar.

Existen muchas e interesantes técnicas y herramientas para llevar a cabo una cobranza efectiva, pero la realidad es que todas se insertan en un plan básico de acciones que garantiza el éxito. En líneas generales, una cobranza efectiva tiene tres fases:

1)         Fase de Diagnóstico: Es la evaluación general de la situación preliminar a la toma de decisiones o acciones de la cobranza en sí. Durante esta fase la compañía o la empresa contratada a cargo de la labor de cobranza, debe hacer una revisión exhaustiva del historial del cliente, pues cada uno de ellos es único en su relación con la empresa: ¿se trata de un cliente regular, o reciente?, ¿cuáles fueron las condiciones de la transacción que originó la actual relación comercial?, ¿de qué manera ha cancelado sus deudas anteriores?

2)         Fase de Recordatorio: Corresponde a todos los procesos comunicativos que una gestión de cobranza efectiva debe implicar. La proactividad debe ser la principal virtud de los cobradores, quienes mediante gestión telefónica, cartas de cobranza, o visitas, deben recabar información concerniente a la calidad del servicio o productos suministrados a los clientes, saber si están informados sobre las deudas y compromisos de pago previamente acordados. Estos datos resultan vitales al momento de evaluar las posibilidades de pago de las deudas con miras a la tercera fase, en la que se definirá si estamos ante un proceso de cobranza proactivo o reactivo.

3)         Adopción de medidas decisivas: En esta fase los gestores y analistas de cobranza se encargan de dimensionar las cuentas por cobrar a los clientes, al tiempo que se evalúan las razones de la morosidad y se barajan las opciones para saldar la deuda que se propondrán. La toma de decisiones por vía legal tiene igualmente lugar en esta fase, que se considera culminante del proceso de cobranza.