Muchas veces la importancia de algunos indicadores clave en la gestión de cuentas por cobrar tales como Días calle, porcentaje de deuda vencida, porcentaje de cobertura de cobranza, entre otros, nos hace dejar de lado otras variables que son de gran importancia para la gestión diaria de cobranzas. Contar con indicadores es relevante a la hora de tomar la decisión de dar crédito a un cliente. Incorporar el riesgo como una variable en el relacionamiento comercial con sus clientes no necesariamente va requerir de un análisis en profundidad, aun así, es importante contar con reglas generales y definir cuál es el máximo nivel de riesgo que la empresa está dispuesta a tomar.
Dentro de los reportes que recomendamos está el Aging o añejamiento de la cartera de cuentas por cobrar, también el 80 20 donde se refleja la cartera completa y los principales deudores y su importancia dentro de la cartera. Pero existen otras fuentes de información que permiten incorporar datos que no se visualizan en los indicadores clave.
Pagos Retenidos
Pagos Retenidos
Adicionalmente a los indicadores clave es importante hacer seguimiento a variables que tienen relación con otras áreas de la organización. Un buen ejemplo de esto es mantener actualizada la lista de facturas que tienen problemas de pago por motivos que van más allá de temas financieros o de riesgo de crédito. Las llamamos Pagos Retenidos, ya que son documentos que fueron recibidos pero el receptor declara no estar dispuesto a pagarlos.
En la gran mayoría de los casos, los pagos retenidos tienen que ver con razones comerciales o de relacionamiento con el cliente, por esta razón es clave escalar cada caso, asignar la posible solución a un representante comercial o a una gerencia y analizar la evolución del caso en el tiempo. En este contexto siempre es recomendable determinar y tomar en cuenta la Reserva para cuentas dudosas (Provisión por mora e incobrables), que es una estimación de la cantidad de dinero que quedará sin saldarse.
Compromisos de pago
Contar con información de compromisos de pagos de las cuentas por cobrar también es deseable pero en el día a día difícilmente se logra mantener actualizada la información de seguimiento de la cartera. A la hora de proyectar las necesidades de capital de trabajo para los próximos días y semanas, tener información de compromisos de pago de documentos y sus respectivas fechas puede ayudar a reducir el costo de financiamiento de corto plazo.
No se puede mejorar lo que no se mide… por esta razón los reportes son parte esencial del servicio de gestión de cuentas por cobrar de Peipro, pues se actualizan diariamente, incluyen las variables clave de gestión de cuentas por cobrar, cuentan con información gráfica e informes, se pueden acceder con clave secreta y es posible descargarlos en PDF o también abrirlos con Excel.
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