Cálculo, información y análisis: Los tres pilares del proceso de cobranza

En una oportunidad anterior nos referimos a las Etapas de los procesos de cobranza donde, de manera infográfica le ayudábamos a determinar la proactividad o reactividad de su gestión. En esta ocasión queremos profundizar en los mecanismos internos de cálculo, organización de la información y análisis, a través de las cuales podremos mantener la visibilidad de cada uno de los flujos de efectivo implicados en el proceso de cobranza, algo que nos permitirá finalmente tomar decisiones para actuar oportunamente.

Dado que las ventas a crédito exigen un manejo cuidadoso para garantizar su rendimiento, ya sea en forma de pagos puntuales o recuperación de activos, el registro y cálculo constituyen el primer fundamento de la gestión de cuentas por cobrar. Para hacer seguimiento de los créditos y controlar los tiempos de pago, es necesario analizar índices financieros como el período promedio de cobranza, para el cual hay dos métodos: dividir el promedio del saldo de las cuentas por cobrar por el promedio de las ventas a crédito por día, o dividir el número de días del año por el índice de rotación de cuentas por cobrar. Con ambos métodos se consiguen idénticos resultados.

Recopilar información integral sobre las ventas a crédito es el segundo pilar de los procesos de cobranza. Esto nos ayudará a determinar las ventas netas a crédito, que equivalen a todas las ventas a crédito menos el total de las devoluciones de ventas y descuentos sobre ventas. Si una empresa otorga muchos créditos, incluso a los clientes con un mal historial crediticio, sus ventas netas a crédito serán mayores. Luego, nuevamente tendremos que recurrir a un sencillo cálculo para determinar las ventas netas a crédito: Ventas a crédito – Devoluciones de ventas – Descuentos sobre ventas = Ventas netas a crédito.

Finalmente, llega la etapa del análisis. Es importante reconocer el peso que tiene el período de cobranza de las cuentas por cobrar, pues indica a las empresas cuánto tiempo se toman los clientes para pagarle  las compras a crédito. Naturalmente, cifras menores significan pagos eficientes y puntuales. Cuando los pagos se efectúan a tiempo, la empresa tiene menos fondos retenidos a las cuentas por cobrar y, por tanto, más fluidez de caja. De igual manera, un número bajo indica que los clientes son menos propensos a la mora en sus pagos.