Todos sabemos que anticiparse a los problemas siempre será mejor que resolverlos, a pesar de que no siempre contemos con los insumos, equipo o tiempo para hacerlo. En el campo de la cobranza, un diagnóstico y análisis preliminar de la cartera de clientes, así como un monitoreo continuo de otros indicadores de las cuentas por cobrar, contribuirán a la detección temprana de clientes morosos o con comportamientos demorados en sus pagos, y por consiguiente, nos serán de gran utilidad al momento de canalizar acciones tempranas que nos ayuden a recuperar los activos de nuestra empresa.
Tras la etapa diagnóstica, que contempla la revisión exhaustiva del historial del cliente (¿se trata de un cliente regular, o reciente?, ¿cuáles fueron las condiciones de la transacción que originó la actual relación comercial?, ¿de qué manera ha cancelado sus deudas anteriores?, ¿podría calificarse como un cliente moroso?), debe seguir una etapa de recordatorio que contempla todos los procesos comunicativos que una gestión de cobranza efectiva debe implicar, como gestión telefónica, cartas de cobranza, o visitas.
Tales acciones tienen la función de recabar información concerniente a la calidad del servicio o productos suministrados a los clientes, saber si están informados sobre las deudas y compromisos de pago previamente acordados. Estos datos resultan vitales al momento de evaluar las posibilidades de pago de las deudas con miras a la etapa de análisis que definirá si estamos ante un cliente con tendencia a la mora.
La opción más inteligente para acceder a todas las informaciones que nos permitirán analizar y tomar decisiones en torno a las cuentas por cobrar de nuestra empresa, es contar con un servicio de gestión profesional de cobranza como el que ofertamos en Peipro.com, con acceso permanente a una plataforma que garantiza datos relevantes, completos y actualizados, bajo las máximas medidas de seguridad de gestión de la información.
Naturalmente, la información es el punto de partida de un proceso de seguimiento que se concreta en planes de acción para la recuperación de activos. En estos planes intervienen variables fundamentales como la flexibilidad del sistema para incorporar indicadores particulares por cliente (asociar documentos a determinados proyectos, casos, códigos de movimientos de sistemas de gestión internos, cuotas de pago, u otra información clave como códigos de orden de compra o de hoja de entrada de servicios), y la puesta en marcha de estrategias diferenciadas según cada caso.
La gestión proactiva de cuentas por cobrar además de permitir la detección temprana de clientes morosos, nos permite diseñar un programa de acciones progresivas y escaladas que nos ayuden a intervenir oportunamente sin lesionar la relación con nuestros clientes regulares.
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