Una de las tareas más interesantes y complejas de la gestión de cuentas por cobrar es el monitoreo constante de las acciones de los clientes, una actividad que permite controlar las deudas, previniendo el vencimiento de plazos ideales para ejercer acciones pertinentes.
No es cosa de todos los días; revisiones quincenales son más que suficientes para encender las alarmas y proponer soluciones a tiempo. Para optimizar estas acciones, lo más conveniente es establecer protocolos generales de actuación según la situación de cada cliente. Aquí es donde el aging de clientes cobra especial importancia porque no podemos emprender las mismas acciones para todos por igual; no es lo mismo un cliente con deudas incobrables a quien hemos dejado de proveer el servicio, a otro con una deuda vencida a quien mantenemos retenida la mercancía hasta que se ponga al día, por ejemplo.
Una vez establecido el protocolo de acciones generales, es fundamental hacer un análisis exhaustivo de cada cliente, con una mirada diferenciadora que dé cuenta por un lado de su situación de deuda y de su historial, y por el otro de las actuaciones y repercusiones en la relación con la empresa. Una forma sencilla de analizar el aging de cada cliente, es elaborar un archivo Excel de los acreedores, organizado por columnas en función de antigüedad donde figuren: nombres de los clientes, importe que adeudan con fecha de vencimiento de factura inferior a 1 mes, las que tienen fecha de vencimiento entre 1 a 3 meses, entre 3 y 6 meses, entre 6 meses y 1 año, y finalmente aquellos que tienen un aging superior a 1 año.
A los clientes con un aging inferior a 1 mes, se les puede esperar, sólo si no tienen un historial negativo de deuda. A quienes tienen deudas vencidas entre 1 y 3 meses, se les debe notificar; un mail es una forma de notificación no agresiva que permite llevar un registro de comunicación y medir la receptividad del cliente. Aquellos que tienen facturas de 3 a 6 meses de antigüedad, se les debe notificar en principio mediante llamadas telefónicas y luego en persona. Las facturas que superan el vencimiento por un año, son difíciles de cobrar, pero no califican legítimamente como incobrables. Como la esperanza es lo último que se pierde, se debe hacer una cobranza más formal de la deuda, involucrando canales legales.
Más que un cuadro, se trata de un análisis que, actualizado con constancia y observando su evolución, será una ayuda esencial para tomar medidas oportunas por el negocio y fortalecer la relación comercial con los clientes.
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