Cada empresa tiene particularidades que van en relación con su naturaleza productiva y operatividad, pero no hay duda de que para todas la gestión de cobranza resulta algo absolutamente vital en su cadena productiva. La pequeña y mediana empresa enfrenta, en este campo, el reto de tener procesos de cobranza eficientes, que aborden esta labor multidisciplinaria sin contar con una unidad específica para las mismas, ni un presupuesto que les permita establecerla a mediano plazo.

 

El mercado interviene oportunamente en este escenario para ofrecer a estas empresas en desarrollo un software de cobranza que les permita contar con una base de datos para poder hacer el seguimiento de las deudas por clientes, y gestionar la cobranza de manera proactiva. Con un software de cobranza, la empresa podrá tener un control total y directo respecto a la relación con los clientes, manteniendo unas prácticas y técnicas alineadas con la ética y los estándares de la compañía.

 

Sin embargo, la adquisición de un software de cobranza constituye tan sólo el primer eslabón de una cadena, como podemos ver en el siguiente cuadro comparativo, pues la empresa deberá seleccionar, contratar y capacitar al personal que se encargará del manejo del software, un analista que no compartirá sus funciones con la venta, cobranza ni el otorgamiento de crédito, por ejemplo. Este personal deberá encargarse a su vez de la configuración del software, pues éstas son herramientas cuyo diseño consideró objetivos generales, que deben ser en todo caso adaptados a las particularidades de la empresa que las adquiere.

Empresa de Cobranza vs Software de Cobranza

Una empresa de cobranza, por otro lado, pone a la disposición del empresario todo un equipo interdisciplinario y altamente coordinado de personas especializadas que diseñan e implementan una estrategia de cobranza, valiéndose de softwares, sistematización de la información y técnicas de comunicación. Este tipo de empresas no están disponibles en todos los mercados o países, pero suelen existir en economías lo suficientemente estables para que haya una verdadera dinámica de créditos.

 

Las empresas de cobranza son especialmente ventajosas para aquellas empresas que desean externalizar este tipo de actividades, al tiempo que se reduce la subjetividad en la relación con los clientes, lo que favorece la confidencialidad de la información. Otra ventaja notable es que maximizan los resultados en la recuperación de los activos financieros, pues tienen mayor capacidad para desarrollar una gama de servicios de cobranza como recuperación de incobrables, certificados de incobrabilidad, recaudación en terreno y cobranza express.

 

Por otro lado, el personal de la unidad de cobranza interna de una empresa debe, independientemente del manejo programa, tener destrezas comunicativas, cultura profesional de servicio y respeto. El personal de la empresa de cobranza, en cambio, está especializado en prácticas comunicativas persuasivas, manteniendo un adecuado equilibrio entre el ejercicio de la cobranza y el cuidado de la relación de largo plazo.

 

Finalmente, en cuanto a la inversión que representa contratar los servicios especializados de una empresa de cobranza, si bien hay que reconocer que son una inversión continua para la compañía que desee optimizar el proceso de cobranza, el control y supervisión de las actividades y personal de cobranza  implican igualmente costos altos y continuos para la empresa, derivados de sueldos, incentivos y procesos de capacitación y actualización del equipo de trabajo.

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