Nada sustituye la cordialidad y calor humano que se genera entre los miembros de un equipo cuando se agrupa, pero -afrontémoslo- un alto porcentaje de las reuniones de trabajo resultan poco productivas. Esto ocurre porque muchos encuentros están mal concebidos, es decir, las reuniones no son para leer documentos en voz alta, para asignar tareas, o para escuchar una conferencia telefónica donde, por lo general, hay tanta gente que nadie se molesta en intervenir. Una comunicación continuada y de calidad en un equipo de trabajo necesariamente se traduce en menos reuniones presenciales.
¿Cuándo es necesario convocar una reunión? El encuentro directo con nuestros colaboradores es fundamental cuando se requiere debatir un punto, y en consecuencia tomar decisiones y acordar acciones. La comunicación directa en este tipo de circunstancias es más expedita, y tiene la plusvalía de una validación inmediata y democrática del equipo de trabajo. Si hay delegación real de tareas en el equipo, una reunión presencial es muy útil para que cada persona rinda cuentas de sus responsabilidades y pida ayuda en caso de requerirse. Algo positivo de reunirse, es que nadie puede pasar por desinformado cuando su nombre ha quedado en minuta de una reunión.
No hablamos, por tanto, de eliminar las reuniones de oficina, sino exclusivamente aquellas que resultan pérdida de tiempo para la empresa. El tiempo no es el único afectado: se ha comprobado que los índices de productividad de las empresas descienden considerablemente cuando sus trabajadores se ven obligados a suspender sus actividades regulares para dedicarse a otras labores, como por ejemplo, asistir a una reunión. Por eso es necesario, antes de convocar a su equipo de trabajo al próximo encuentro, asegurarse de que realmente vale la pena hacerlo.
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