En un escenario perfecto, las relaciones comerciales implican transacciones bien definidas, donde a cada factura emitida le corresponde una respuesta por parte del cliente: la factura es aceptada, o bien se indican reparos o los motivos de su rechazo. El SII establece que si una factura no es rechazada dentro de un período de 8 días continuos desde su emisión, entonces estará aceptada.

 

En la realidad, sin embargo, pocas veces sucede de este modo pues el cliente suele no darse por enterado de la emisión, o simplemente rechaza la factura y no avisa al proveedor sino hasta que se han cumplido los 8 días reglamentarios. Cuando esto ocurre, se produce un desfase entre el proceso de emisión de la factura que recibe la plataforma del SII (en la declaración mensual, Formulario 29), y el período que tiene el cliente para rechazarla, si fuera el caso.

 

Este proceso fallido de facturación y sin embargo debidamente declarado, puede impactar el 100% de las facturas emitidas y producir una pérdida importante de IVA, algo que el emisor no podrá corregir sino hasta la declaración del siguiente Formulario 29.

 

En la mayoría de los casos, un emisor a quien su cliente indica un error en una factura no rechazada al día 9 del plazo exigido por el SII, puede decidirse a pasar por alto la regla de los 8 días en aras de preservar la relación comercial con su cliente, evaluando opciones e incluso negociando con él.

 

Una solución posible a una situación como ésta, siempre que se esté dentro de los 3 primeros meses, es la anulación de la factura con una nota de crédito y volver a facturar. Sin embargo, transcurridos los 3 meses, surge el problema a nivel impositivo y comercial de quién pagará el IVA declarado por el emisor, pues a esas alturas ya no se puede anular la factura y difícilmente el cliente (aunque admita haber cometido el error de haber notificado tras los 8 días), querrá pagar el IVA que no declaró.

 

Una correcta gestión de la cobranza ayuda a evitar la pérdida de IVA, dado que monitoreamos el cobro desde el momento de la emisión de la factura, y no cuando se han vencido los plazos. Si en nuestra empresa ponemos en práctica una cobranza verdaderamente proactiva, detectaremos los problemas durante el mismo mes de emitida la factura, lo que nos permitirá tomar acciones para evitar la pérdida de IVA.

 

Estos problemas son muy típicos, e involucran tanto a la cobranza como al proceso de facturación, el proceso comercial, la gestión de base de datos de clientes y la comunicación tanto interna como externa de la organización. Nuestra experiencia como especialistas en cobranza proactiva, nos permite identificar la raíz de estos problemas para resolverlos con acciones de seguimiento inmediatas, y evitar que se repitan a través de una comunicación continua con clientes.

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