A pesar de la proliferación en el campo tecnológico y de servicios, muchas empresas aún continúan utilizando metodologías y herramientas manuales para realizar la cobranza y registro de cuentas, lo que suele implicar por un lado la participación de un equipo de trabajo numeroso, y por el otro la dispersión de control y energía en tareas varias tales como las ventas y el otorgamiento de créditos, la generación de notas de débito o crédito para los clientes, y el seguimiento de cada caso de deuda de forma individualizada. Todo este ir y venir de informaciones y procesos afecta la transparencia y oportunidad con que se lleva la gestión de cuentas por cobrar, algo que no es menor si consideramos que, según reportes de la revista CFO, aproximadamente el 60% del capital circulante de la mayoría de las empresas está inmovilizado debido a las facturas pendientes de pago.

Al constituir la fuente principal de ingresos, la visibilidad de cada uno de los flujos de efectivo implicados en la cobranza así como la actuación en consecuencia, oportuna y efectiva, afectará directamente la liquidez de la empresa. Automatizar los procesos internos de seguimiento financiero permitirá mantener el control operativo y por tanto reducir los riesgos de perder de vista cuentas por cobrar que son de importancia, evitar papeleo y retrasos innecesarios, o sencillamente tener certeza de la disponibilidad de caja para las adquisiciones de la empresa.

Precisamente, uno de los mayores beneficios de automatizar la gestión de cuentas por cobrar recae en la visibilidad que proporciona de cada uno de los procesos por separado, tal como lo han hecho tradicionalmente las unidades de venta y cobranza de una empresa con sus respectivos informes, pero permite además acceder a una perspectiva unificada de procesos, donde indicadores clave como Días Calle, Porcentaje de Deuda Vencida, entre otros, conviven en una misma plataforma para proporcionar informaciones tanto detalladas como globales.

Como ya hemos comentado en un artículo anterior donde comparamos la adquisición de un software y la contratación de servicios de una empresa de cobranza, el proceso de automatización de la cobranza en una empresa no puede reducirse a la adquisición de un software especializado en cuentas por cobrar, pues su adquisición sería solamente el primer eslabón de una cadena que incluye la selección y capacitación de personal para la configuración y manejo del software, ello en procura de adaptar la herramienta tecnológica a la naturaleza y necesidades de la empresa que la adquirió.

Por esto, las empresas de cobranza representan una ventaja importante para aquellas empresas que requieran optimizar los procesos de gestión de cuentas por cobrar mediante la automatización, con el añadido de que la confidencialidad de la información se ve favorecida al reducirse la subjetividad en la relación con los clientes.

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