La cobranza en la pequeña empresa puede resultar un proceso complejo que excede los recursos disponibles de un negocio en ciernes. Sin embargo, con un poco de práctica y ayuda profesional se puede disminuir la cantidad de pagos atrasados que corresponden, e incluso llegar a comprender cuándo esperar que un cliente no pague. Es completamente posible detectar problemas antes de que se vuelvan demasiado grandes o incluso antes de que ocurran, cuando se cuenta con un sistema de cobranza complementado con habilidades de comunicación efectivas.
En general, la cobranza de deudas de pequeñas empresas tiene que ver con cobrar el dinero adeudado por clientes que podemos dividir en tres categorías muy generales:
- Clientes que harán todo lo posible para evitar pagar
- Clientes que tienden a recibir muchos pagos a la vez y los pagan esporádicamente
- Clientes que normalmente pagan a tiempo, pero que eventualmente no pueden debido a problemas financieros
Toda empresa, grande o pequeña, necesita asegurarse de que sus clientes caigan en las dos últimas categorías, porque tienen un historial de pagos completos o al menos parciales. Sin embargo, lo primordial siempre será ser consistente y actuar oportunamente. Sin importar con qué tipo de cliente esté lidiando, actuar rápidamente le garantizará mantener su derecho al dinero adeudado; ser decidido y consistente, por su parte, puede garantizar que le paguen en su totalidad. Las acciones regulares y regidas por un mínimo protocolo son necesarias: no hay ninguna razón para esperar que termine un mes para enviar una factura o un aviso vencido; lo ideal es enviarlos inmediatamente cuando la factura entra o cuando un monto está vencido.
Los servicios especializados en cobranza proactiva como el de Peipro.com, se acogen a buenas prácticas y a la oportunidad, con la consigna de mantener una relación saludable y perdurable con los buenos clientes. Gracias a su plataforma de información en línea, garantizan información pertinente para tomar decisiones a tiempo, registro de los documentos de cobranza, acciones de seguimiento a deudas de difícil cobro que representan un riesgo financiero y económico para el cliente, así como emisión de certificados de incobrabilidad, útiles para acreditar que se han agotado prudencialmente las formas de cobranza ante el SII.
Cobrar a los clientes que pagan tarde (o que no pagan), puede tener un impacto grave en su capacidad para hacer negocios, mientras consume recursos y tiempo valiosos. Por eso todo empresario, más allá de las dimensiones y antigüedad de su empresa, debe asegurarse de hacerlo de manera eficiente y siempre desde las buenas prácticas.
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